4 HERRAMIENTAS INDISPENSABLES
EN EL USO DEL GMAIL
Aprovechamos un artículo de Argiñe Alonso sobre recomendaciones y utilidades a tener en cuenta en el uso del gmail. Indudable reconocer que el correo electrónico ha entrado de lleno en nuestras vidas tanto a nivel particular, como profesional, incluido en nuestro papel como representantes sindicales; las comunicaciones se han transformado; la inmediatez, la facilidad de su uso ha revolucionado las comunicaciones entre personal y grupos de trabajo.
Hay estudios a nivel empresa que valoran que los e-mails ocupan una tercera parte de nuestra jornada laboral e incluso, algunas empresas empiezan a realizar estudios por pérdida de eficiencia, desde nuestro ordenador abrir la bandeja de entrada a las 7:00 de la mañana implica que al menos tengamos unos 20 correos esperando la acción oportuna o inacción, e incluso cuando volvimos de las cortas vacaciones de cuatro diminutos días, la bandeja de entrada contenía una infinidad de correos en una negrita ofensiva
que clamaban porque les abriese... motivos que me han llevado estos días a investigar sobre trucos y herramientas para mejorar mi eficiencia en el gmail, afortunadamente encontré el artículo que recojo a continuación y que llevaré a la práctica urgentemente.
Son pequeños trucos que nos conducen a poder mejorar en eficiencia y en ahorrar mucho tiempo.
1. Configura tu bandeja de entrada con prioridades
Con este truco conseguirás que no se te pase ningún mail y encima los tendrás todos muy ordenados. Lo que tienes que hacer es indicarle a Gmail que muestre primero los correos no leídos y los más importantes. ¿Cómo lo tienes que hacer? Es sencillo, vete a la Configuración de tu Gmail y entra en la pestaña Recibidos, ahí puedes seleccionar el tipo de bandeja de entrada que quieres, en este caso Prioritarios.
Las secciones que aparecen en esa nueva bandeja de entrada son "Importantes y No leídos", "Destacados" y "Todo lo demás". Gmail te deja añadir uno más si lo crees necesario. Para que este sistema funcione y consigas una gestión eficiente, es importante que utilices las denominadas "Etiquetas" para que dentro de cada sección vayan los correos que tú quieras.
Sin duda, esta es una gran customización para tu correo, suponiendo que ya utilices etiquetas en los diferentes tipos de mails que recibes, aunque también te puedes encontrar con algún inconveniente. Al seleccionar una etiqueta, por defecto aparecerán en esa sección todos los correos electrónicos (incluidos los leídos) y lo que queremos es ver los que todavía no hemos gestionado en la parte superior. No te preocupes, esto tiene solución y la puedes ver en este enlace. Sigue las instrucciones y conseguirás ordenar tus correos de una manera eficiente. Lo mejor es que solo hace falta que hagas estos cambios una vez y, aunque entres a tu cuenta desde otro ordenador, los seguirás viendo.
Para ordenar los correos y que cada uno vaya a la sección que tú decidas, puedes crear etiquetas como estas:
- "Del equipo a mí" es una etiqueta que te ayuda a tener ordenados los correos de tu equipo. Además, podrás buscarlos utilizando el filtro: "from: (-yo@tuempresa.com @tuempresa.com) to:yo@tuempresa.com". Una forma fácil de encontrar los correos de tus compañeros.
- La etiqueta "A mí mismo", para cuando quieres enviarte a ti mismo información interesante. El filtro "from:(yo@tuempresa.com O yo@tuempresa.com O yo@otroemail.com) to:yo@tuempresa.com te va a ayudar a buscarlo.
- La etiqueta "Calendario" viene muy bien, ya que muchas veces tu bandeja de entrada se llena de solicitudes con eventos o reuniones. Para tener todos identificados y revisarlos bien, puedes crear la etiqueta "Calendario Google" y hacer una búsqueda con esas palabras o con "from:notification@google.com".
- Por último, la etiqueta "Suscripción", con la que agruparás todos esos correos que son de suscripciones y que no quieres que pase por alto la bandeja de entrada, pero que tampoco hace falta que sean los primeros para leer. El filtro "from:notify" o "from:info" abarca muchos de estos e-mails y puedes decidir con cuáles te quedas y con cuáles no.
2. Plantillas de correo para respuestas automáticas
Seguro que conoces o has oído hablar de la función Labs de Gmail (la puedes encontrar en la Configuración). Ahí puedes encontrar la opción de crear plantillas de correo electrónico para automatizar tus respuestas ante situaciones rutinarias. Esto hará mucho más fácil tu gestión del e-mail. Ahorrarás bastante tiempo.
3. Trucos para las suscripciones
El primero, utilizar la herramienta Unroll.me, una aplicación web con la que puedes eliminar las suscripciones que no quieras y recopilar en uno o varios correos las que realmente te interesen. Entra en su web, introduce tu e-mail y a continuación aparecerán todas las suscripciones que tienes activadas (¡algunas ni te acordarás de cuándo las hiciste!). Solo tienes que decidir de cuáles te das de baja y la aplicación recopilará en un solo correo electrónico aquellas con las que te has quedado (o en varios si quieres agruparlos por temas).
El segundo truco quizá no lo conocías: Gmail te permite añadir el "+" antes del @ cuando te vas a suscribir a una web que te interesa (por ejemplo: jose+empresaA@gmail.com) ¿Para qué sirve? Para identificar fácilmente de dónde viene cada correo y elegir si lo marcas como spam o si lo eliminas. Además, con este truco puedes saber si esa empresa está vendiendo tu correo a otras si ves que ese correo no llega de la empresa que indicaste cuando te suscribiste.
Y, por último, un truco extra que seguro que os va a encantar:
4. Doble check
Sí, igual que en Whatsapp, al correo electrónico también le puedes añadir su doble check gracias a MailTrack para saber si el destinatario ha recibido y leído tu e-mail. Nunca más te quedarás con la duda de si tus correos han sido recibidos y abiertos gracias a esta magnífica extensión para Chrome. Súper sencillo y rápido. Solo tienes que instalarla y desde ese momento, los correos que envíes serán rastreados por MailTrack. Entre otras cosas, gracias a su panel de información, podrás saber cuándo y cuántas veces lo han abierto, en qué parte del mundo, a qué hora lo hicieron y con qué equipo.
Estos son solo algunos trucos, puedes encontrar muchos más en esta Guía de Productividad Gratuita creada por Gremyo. Si uno de tus propósitos para el 2015 era cambiar de hábitos y aprovechar más el tiempo puedes empezar poniendo en práctica estas claves para que tu e-mail sea una herramienta realmente eficiente.
