¿LA NÓMINA EN PAPEL?
En estos días, a raíz de una sentencia de la Audiencia Nacional se rescata el tema de la impresión en papel de las nóminas como obligación o aceptamos los nuevos soportes, medios y canales.
Respondemos, con sujeción estricta al artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores que regula el pago del salario mensual a los empleados y la obligación de la entrega por parte del empresario de la documentación correspondiente a modo de justificante del pago. En este sentido se indica que los recibos de salarios se deberán ajustar al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio Colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.
Respondemos, con sujeción estricta al artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores que regula el pago del salario mensual a los empleados y la obligación de la entrega por parte del empresario de la documentación correspondiente a modo de justificante del pago. En este sentido se indica que los recibos de salarios se deberán ajustar al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio Colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.
Recordando lo regulado en la Orden de 27 de diciembre de 1994 en que se establece el modelo de recibo de salarios (modificado por Orden Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, por la que se modifica el anexo de
la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de
recibo individual de salarios) y conforme a su artículo 2, el trabajador debe firmar la nómina para dar fe de la percepción de las cantidades resultantes de la liquidación, sin que esto suponga su conformidad con las mismas.
Pero también añade que en el supuesto de realizarse el pago mediante transferencia bancaria, el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria sustituye la firma del trabajador. Por lo que a tenor de lo dispuesto, la Ley no obliga a la empresa a dar soporte papel a las nóminas de sus trabajadores y la entrega puede hacerse de varias formas siendo valida, además de la entrega en mano, también a través del portal on line o su envío por el correo electrónico y tampoco sería necesaria la firma del trabajador cuando se realizan las transferencias bancarias ya que éstas tienen el valor de justificante de pago.
Pero también añade que en el supuesto de realizarse el pago mediante transferencia bancaria, el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria sustituye la firma del trabajador. Por lo que a tenor de lo dispuesto, la Ley no obliga a la empresa a dar soporte papel a las nóminas de sus trabajadores y la entrega puede hacerse de varias formas siendo valida, además de la entrega en mano, también a través del portal on line o su envío por el correo electrónico y tampoco sería necesaria la firma del trabajador cuando se realizan las transferencias bancarias ya que éstas tienen el valor de justificante de pago.
Igualmente a favor del sistema de nóminas on line se ha pronunciado el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, en la Sentencia de fecha 20 de noviembre de 2006, entendiendo que la Ley otorga más importancia al material cumplimiento de la garantía de abono de salario que a la forma en que se instrumente su pago. Asimismo, consideró que la transferencia bancaria es suficiente para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley, ya que constituye un justificante de pago válido.
NOVEDADES A TENER EN CUENTA:
Ahora, algunos compañeros nos han remitido una sentencia reciente de la Audiencia Nacional (Sala de lo Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la cual se determina lo siguiente:
“Es cierto que con los avances tecnológicos a los que se han adaptado las empresas, es frecuente que los empleados accedan al recibo de salarios a través de los mecanismos puestos a su disposición que les permite visualizarlo e imprimirlo tras introducir su nº de DNI y clave de acceso personal, obteniendo así la nómina en modelo similar al que se venía entregando en soporte papel.
De este modo, no se contradice el espíritu y finalidad de la norma que no es otra que garantizar, "la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas" y la "transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman la liquidación", lo que es compatible con la adaptación empresarial a los sistemas informáticos y con el mandato contenido en el artículo 3.1 del Código Civil relativo a la interpretación de las normas teniendo en cuenta la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas. En este sentido se han expresado las SS del TSJ de Asturias de 30-09-2014, Cataluña 20-11-2006 y Murcia de 26-05-2008 .Sin embargo existen diferencias sustanciales entre los supuestos en ellas contemplados y el aquí examinado. En los supuestos citados, los trabajadores pueden acceder a la nómina mediante terminales puestos a su disposición por la empresa y en el caso aquí enjuiciado se da la circunstancia de que dado el elevado número de trabajadores de la empresa, los medios puestos a disposición de los trabajadores para acceder a la nómina y poder imprimirla son insuficientes y además lo deben hacer durante sus tiempos de descanso.
El sistema de visualización y entrega de nómina mediante la entrega en papel del recibo puede ser sustituido, siempre que se cumplan determinadas condiciones, que en el presente supuesto no concurren. Por tanto, la empresa hasta que solvente los problemas de acceso debe atender a las peticiones de envío en papel de la nómina de aquellos empleados que por razón de las circunstancias de su puesto de trabajo no tengan acceso desde el mismo a un ordenador.”
De este modo, no se contradice el espíritu y finalidad de la norma que no es otra que garantizar, "la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas" y la "transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman la liquidación", lo que es compatible con la adaptación empresarial a los sistemas informáticos y con el mandato contenido en el artículo 3.1 del Código Civil relativo a la interpretación de las normas teniendo en cuenta la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas. En este sentido se han expresado las SS del TSJ de Asturias de 30-09-2014, Cataluña 20-11-2006 y Murcia de 26-05-2008 .Sin embargo existen diferencias sustanciales entre los supuestos en ellas contemplados y el aquí examinado. En los supuestos citados, los trabajadores pueden acceder a la nómina mediante terminales puestos a su disposición por la empresa y en el caso aquí enjuiciado se da la circunstancia de que dado el elevado número de trabajadores de la empresa, los medios puestos a disposición de los trabajadores para acceder a la nómina y poder imprimirla son insuficientes y además lo deben hacer durante sus tiempos de descanso.
El sistema de visualización y entrega de nómina mediante la entrega en papel del recibo puede ser sustituido, siempre que se cumplan determinadas condiciones, que en el presente supuesto no concurren. Por tanto, la empresa hasta que solvente los problemas de acceso debe atender a las peticiones de envío en papel de la nómina de aquellos empleados que por razón de las circunstancias de su puesto de trabajo no tengan acceso desde el mismo a un ordenador.”
La sentencia no cuestiona por tanto, el tema de la entrega en papel, ya que estima que puede hacerse entrega por otras vías, pero siempre que se cumplan determinados condicionantes como son:
el acceso sin trabas del trabajador a la misma (medios de la empresa y tiempo de trabajo).
Además señala la sentencia que no puede ser modificado unilateralmente el sistema de entrega de nóminas por la empresa. Esto lo fundamenta en base al artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, el cual establece:
“La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.”
Ahora bien, esta no es una postura jurisprudencial novedosa. El Tribunal Supremo (Sala de lo Social, Sección1ª) en sentencia de 22 de diciembre de 2011, se pronunciaba en términos muy similares al establecer:
“De conformidad con el dictamen del Ministerio Fiscal, el recurso debe ser desestimado. La calificación del deber del empresario de entrega del recibo como obligación de hacer es clara; y no es menos claro, a la vista de los hechos probados, que hasta enero de 2010, tal obligación de hacer se ha venido cumpliendo mediante entrega material de un recibo individual. Es cierto que nos encontramos ante normas legales y reglamentarias disponibles colectivamente, si no en cuanto al hecho de la exigencia de "documentación", sí en cuanto a la forma de la "documentación" misma. Pero no es menos verdad que, como hemos podido comprobar, el Convenio Colectivo aplicable no ha alterado el instrumento documental previsto en la legislación, que es sin duda, a la vista de los preceptos reproducidos, el recibo en soporte papel. Al recibo en soporte papel se refiere el artículo 29.1 párrafo 3º ET cuando habla de "recibo individual", e incluso con más claridad a tal documento en papel se refiere también la Orden Ministerial cuando precisa que lo que se entrega al trabajador es el "duplicado" del recibo.
Por otra parte, la negativa del trabajador, en su posición de acreedor de la entrega material del recibo en soporte papel, a que ésta se sustituya por la información en el intranet de la empresa no es contraria a la buena fe. Ciertamente, la lectura y el archivo de un documento en soporte papel no suponen hoy por hoy la misma carga que las mismas operaciones en soporte informático, siendo lícito que el trabajador prefiera aquel procedimiento a éste. Y, además, la disponibilidad por parte del trabajador a efectos probatorios del documento privado del recibo en soporte papel es también hoy por hoy distinto, y probablemente mayor, que la disponibilidad de los datos sobre sus percepciones en soporte informático.”
Por otra parte, la negativa del trabajador, en su posición de acreedor de la entrega material del recibo en soporte papel, a que ésta se sustituya por la información en el intranet de la empresa no es contraria a la buena fe. Ciertamente, la lectura y el archivo de un documento en soporte papel no suponen hoy por hoy la misma carga que las mismas operaciones en soporte informático, siendo lícito que el trabajador prefiera aquel procedimiento a éste. Y, además, la disponibilidad por parte del trabajador a efectos probatorios del documento privado del recibo en soporte papel es también hoy por hoy distinto, y probablemente mayor, que la disponibilidad de los datos sobre sus percepciones en soporte informático.”
Por tanto, las conclusiones extraídas de ambas sentencias, son claras:
- la regla es que debe entregarse en papel, según el art. 29.1 del ET.
- No obstante, según la Audiencia Nacional, puede sustituirse por formato electrónico si se cumplen una serie de requisitos: que los trabajadores cuenten con medios que ponga la empresa para imprimir su nómina, si así lo desean, y que no tengan que descargarla en sus tiempos de descanso.
- En todo caso, si un trabajador lo exige, puede requerir en todo caso en papel la nómina, salvo que se regulen en convenio colectivo o acuerdo entre empresa y representante otra forma diferente.
Conclusión, la Audiencia Nacional suaviza en parte la rigidez que en principio atribuíamos a la jurisprudencia del Tribunal Supremo y en el momento de desarrollo tecnológico que nos encontramos sería poco lógico y menos razonable exigir que nuestro Ayuntamiento tuviese que imprimir en papel todas las nóminas con el coste directo e indirecto que supone pero con máximas garantías para el trabajador.
JURISPRUDENCIA:
NORMATIVA:
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