La Agencia Portección de Datos publica una guía actualizada

LA AEPD PUBLICA UNA GUÍA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS Y RELACIONES LABORALES:  

La guía ha sido elaborada por la Agencia con la participación tanto del Ministerio del Trabajo como de la patronal y organizaciones sindicales para la aplicación de la LOPDGDD y RGPD en la selección, contratación, distintos aspectos en las relaciones laborales, vigilancia de la salud y registro de la jornada o canal whsitleblowing entre otros.

En la guía también se abordan otras cuestiones, cada vez más frecuentes, como las consultas de las redes sociales por el empresario, los sistemas internos de denuncias o la protección de los datos de las víctimas de acoso laboral o de las mujeres en casos de violencia de género. 

Recomendamos, la lectura de esta  guía ‘Protección de datos y relaciones laborales’ ya que ofrece una herramienta práctica de ayuda en nuestras labores sindicales para un adecuado cumplimiento de la legislación. 

La aplicación del Reglamento General de Protección y la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) ha supuesto una serie de cambios tanto en lo relativo a los derechos de las personas trabajadoras como en la recogida y el uso de sus datos por parte de los empresarios. 

Asimismo, la guía también aborda temas que se plantean cada vez con mayor frecuencia, como la consulta por parte del empleador de las redes sociales de la persona trabajadora, los sistemas internos de denuncias (whistleblowing), el registro de la jornada laboral, la protección de los datos de las víctimas de acoso en el trabajo o de las mujeres supervivientes a la violencia de género o el uso de la tecnología wearable como elemento de control.

Al inicio de la obra se recogen las bases que legitiman el tratamiento de datos personales, la información que es necesario facilitar y los derechos de protección de datos aplicados al entorno laboral. Aborda también el principio de minimización, ya que la ejecución del contrato de trabajo no implica que el empleador pueda conocer cualquier tipo de dato personal de las personas trabajadoras. Además de los deberes de secreto y seguridad (que los datos personales sólo sean conocidos por el afectado y por aquellos usuarios de la organización con competencias para usar, consultar o modificar esos datos), el documento también recoge los límites al tratamiento de datos en los procesos de selección y contratación de personal. 

Respecto a los procesos de selección de personal y redes sociales, la Agencia detalla que las personas no están obligadas a permitir que el empleador indague en sus perfiles de redes sociales, ni durante el proceso de selección ni durante la ejecución del contrato. Aunque el perfil en las redes sociales de una persona candidata a un empleo sea de acceso público, el empleador no puede efectuar un tratamiento de los datos obtenidos por esa vía si no cuenta para ello con una base jurídica válida y para ello será necesario informar de ello a la persona trabajadora y demostrar que dicho tratamiento es necesario y pertinente para desempeñar el trabajo. Por otro lado, la Agencia aclara que la empresa no está legitimada para solicitar ‘amistad’ a las personas candidatas para que éstas proporcionen acceso a los contenidos de sus perfiles. 

Respecto a los sistemas internos de denuncias o whistleblowing, se expone que la información tanto a los denunciantes como a los potenciales denunciados reviste un carácter primordial. La LOPDGDD admite sistemas de denuncias anónimas y, en caso de que la denuncia no sea anónima, la confidencialidad de la información del denunciante debe quedar a salvo y no debe facilitarse su identificación al denunciado. Además, el personal con funciones de gestión y control de recursos humanos sólo podrá acceder a dichos datos en caso de procedimientos disciplinarios, sin perjuicio de la notificación a la autoridad competente de hechos constitutivos de ilícito penal o administrativo. 

En el punto del  registro de jornada obligatorio, se recomienda que se adopte el sistema menos invasivo posible y este no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible. Asimismo, los datos de ese registro no pueden utilizarse para finalidades distintas al control de la jornada de trabajo, como comprobar la ubicación. Es el ejemplo de una persona trabajadora itinerante cuyo registro de jornada se realiza por geolocalización. La finalidad ese registro es comprobar cuándo comienza y finaliza su tiempo de trabajo pero no verificar dónde se encuentra en cada momento, ya que el tratamiento de datos de geolocalización requiere de una base jurídica específica. 

¡¡NOVEDAD IMPORTANTE!! se reconoce el derecho del comité de empresa a ser informado por la empresa de los parámetros en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial, incluida la elaboración de perfiles, que pueden incidir en las condiciones, el acceso y mantenimiento del empleo. Esta novedad, aprobada en el reciente RD-ley 9/2021, que modifica el Estatuto de los Trabajadores, constituye un precedente de transparencia adicional a las garantías de la normativa de protección de datos. 

DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD DE LAS AYUDAS SOCIALES: se recoge en el manual que las ayudas concedidas al amapra de la acción social de la emrpesa no puede, en ningún caso, publicitarse mediante páginas web abiertas al público en general o de libre acceso o en tablones de anuncios donde puede acceder el público en general. Si la ayuda se refiere a menores o menores discapacitados la publicidad no ha de permitir la identificación del afectado. 

La privacidad de las víctimas de acoso en el trabajo y de las mujeres supervivientes a la violencia de género,  se determina que sus datos personales y especialmente su identidad tienen la consideración de categorías especiales de datos personales y en todo caso según la guía  ‘Protección de datos y relaciones laborales’ son datos sensibles que exigen una protección reforzada. El procedimiento establece que debe asignarse un código identificativo tanto a la personal supuestamente acosada como a la acosadora, con la finalidad de preservar su identidad. 

Finalmente, como novedad, también se aborda aspectos sobre la tecnología wearable. La
monitorización de datos de salud a través de dispositivos inteligentes, como pulseras o relojes, está, por lo general, prohibida, a menos que esté establecida por ley o reglamentariamente, dado que no se enmarca en la vigilancia de la salud propia de la prevención de riesgos laborales, supone el tratamiento de una categoría especial de datos (salud) sin una base jurídica, no cuenta con una finalidad legítima y vulnera el principio de proporcionalidad, dado que conlleva una monitorización permanente y permitiría al empleador acceder a datos de salud específicos, y no exclusivamente a la valoración sobre la aptitud para desempeñar el trabajo.

DESCARGA LA GUÍA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y RELACIONES LABORALES (aquí)